Сшивка документов для архива
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.
Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим действия по их подготовке к сдаче в архив. Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства далее — отдел кадров , в котором они заводились п. Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет ч.
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик. Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на 2 прокола это самый простой вариант. От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей левое — 20 или 35 мм , расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм. Нить из натуральных материалов лен, хлопок вводится в проколы как показано на Схеме 1. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии Пример 1 или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
